Perché fare eventi?

da Feste dei Giovani

del 21 febbraio 2012

La motivazione principale di un evento sta che un evento crea cultura. Non credo alla cultura degli eventi, ma credo che un evento faccia cultura. Il perché ha origini filosofiche e esistenziali e sono inscritte dentro il nome stesso di “evento”. Evento è in latino il participio passato di evenire, ex-venire, venire fuori.

 

L’evento è quindi un’idea che si fa concreta, ma più di un progetto di un’opera l’evento è un’idea che si fa vita perché crea relazioni tra le persone e la comunità. A differenza dei suoi derivati evenienza ed eventuale, l’evento è tutt’altro che casuale: è pensato, è curato, altrimenti rischierebbe la sua stessa buona riuscita. Se quindi l’evento è la realizzazione di un’idea in forma relazionale, diventa chiaro come un evento possa creare cultura.

Tuttavia, come già detto, una cultura di soli eventi non è cultura.

La cultura, infatti, cerca il cambiamento delle persone, il miglioramento delle condizioni di vita della società, l’innalzamento del pensiero e delle prassi quotidiane. La natura dell’evento risponde soltanto al momento iniziale di questo movimento: attingendo alla cultura di chi lo prepara l’evento provoca, smuove le coscienze, fa riflettere. Per passare ad un livello successivo di azione di cambiamento e quindi passare dall’emozione alla volontà, è fondamentale che l’evento sia di per sé straordinario, si incastoni nella quotidianità e nelle prassi del tempo ordinario.

Tutta questa introduzione è da tenere ben in mente quando si crea un evento per far si che l’evento stesso risponda alla sua vocazione di agente cultura, qualunque sia la natura dell’iniziativa: dalla feste delle castagne di una pro loco di montagna a un convegno sul recupero della lingua italiana, sempre cultura è.

 

Partendo da questo assioma la creazione di un evento si svolge in tre azioni: pensare, strutturare, organizzare.

 

Pensare un evento significa andare a fondo degli obiettivi e tirar fuori lo slogan dell’evento, la parola chiave che riassume la mission dell’evento stesso. Spesso è un’azione sottovalutata, ma con conseguenze molto pericolose. Se il pensiero dell’evento non è pensato prima fra tutti quelli che concorrono alla realizzazione dell’evento, le azioni dello stesso potrebbero essere contrarie al suo obiettivo. Se organizzo una festa per i figli di dipendenti di un’azienda, avrò a che fare sia con adulti che con bambini (i bambini non verranno senza genitori!), ma se l’obiettivo della festa è incentrato sui bambini dovrò prevedere più risorse logistiche a misure di  bimbo che non per adulti. Inoltre, secondo le tecniche creative lo sviluppo del pensare l’obiettivo aiuta l’associazione delle idee che porta a pensare soluzioni logistiche, animative, didattiche, artistiche che concorrono alla buona riuscita dell’evento.

 

La strutturazione di un evento è il primo incontro tra il pensiero e le problematiche di un’azione, è l’incontro concreto tra il “vorrei” dell’idea e il “posso” della realtà. La strutturazione tende a dividere in processi, in azioni e in luoghi l’idea dell’evento.È il tempo dove si focalizza il target e le condizioni che andranno ad influenzare la realizzazione dello stesso. È anche il momento in cui si ricerca come attuare una comunicazione emotiva dell’idea sostanziale e sostanziosa dell’evento. In una rassegna teatrale da realizzare la strutturazione corrisponde alla ricerca di quei testi teatrali che possono rispondere all’idea di rassegna stessa, siamo ancora con un piede dentro al pensiero perché non è il momento della calendarizzazione (che appartiene all’organizzazione), è quando la concretezza aiuta ancora il pensiero a svilupparsi.

Torniamo all’esempio della rassegna teatrale. Se l’ho pensata sul tema della diversità, man mano che proporrò spettacoli o autori tirerò fuori anche degli ulteriori criteri, per esempio alternare un monologo con pezzo a più voci; oppure a due spettacoli forti cercarne uno più leggero. Quando nell’ultimo passaggio andrò ad organizzare e potrò trovarmi di fronte delle risposte negative, quindi un attore che non può in quella data, sarò costretto a fare scelte e cambiamenti cercando di essere più fedele possibile all’idea di evento che volevo creare.

A questo punto passiamo all’organizzare.

 

L’organizzazione di un evento è centrata a chiudere tutti i cerchi nati dal voler realizzare il pensiero, in questa fase è fondamentale essere decisi, persino rigidi, tutto deve essere programmato il più possibile per poter poi permetter durante l’evento di improvvisare in base alle reazioni dei presenti che sono e restano l’anima dell’evento stesso.Esistono vari libri dell’organizzazione degli eventi con diverse metodologie, restano però fondamentali due dogmi pratici: una comunicazione continua e performativa che tenga tutti aggiornati e indichi le conseguenze delle decisioni prese, cioè chi fa che cosa, se volete un slogan  “tutti devono sapere tutto, ma soprattutto ognuno deve sapere cosa gli compete”; una pianificazione scritta e continuamente aggiornata, mai come in questo caso la “lista della spesa” è fondamentale, lo scrivere prevede una pianificazione che resta, il cancellare man mano le cose fatte aiuta ad organizzare il tempo e dà una creta soddisfazione.

 

I tre passi che abbiamo indicato non esauriscono sicuramente un corso di organizzazione eventi, ne tanto meno annullano la fatica dell’organizzarne uno per davvero. Tuttavia sono la base corretta per raggiungere la massima efficacia di un evento per far si che tutti quelli che lo creano siano allineati e quindi attraverso la loro arte possano contribuire a dire meglio l’idea stessa.

Tanto più tempo passeremo a pensare e a condividere il pensiero dell’evento tanto più sarà facile delegare azioni precise ad altri e tanto più sarà facile compiere improvvisazioni qualora eventualmente, il nostro vento incontrasse qualche ostacolo imprevisto.

Gigi Cotichella

http://www.animagiovane.org